Settore n.1 – Ufficio Gestione Archivio Corrente e Archivio Storico

Gestisce la conservazione e l'organizzazione di documenti correnti e storici, garantendo l'accessibilità e la sicurezza delle informazioni. Preserva la memoria istituzionale e supporta la ricerca storica e amministrativa.

Competenze

  1. Classificazione dei documenti: Suddividere i documenti in categorie e sottocategorie in base al loro contenuto e alla loro tipologia, seguendo schemi di classificazione definiti per facilitare l'organizzazione e il recupero delle informazioni.
  2. Catalogazione e registrazione: Catalogare ogni documento in modo dettagliato, registrando informazioni come data di creazione, mittente, destinatario, oggetto e posizione fisica all'interno dell'archivio.
  3. Conservazione e protezione dei documenti: Garantire la conservazione fisica e la protezione dei documenti da danni fisici, deterioramento e perdita, adottando misure preventive come l'uso di materiali di archiviazione appropriati e la regolare manutenzione degli archivi.
  4. Accesso controllato: Gestire l'accesso ai documenti archiviati, garantendo che solo il personale autorizzato abbia il permesso di consultare o estrarre i documenti in conformità con le normative sulla privacy e sulla sicurezza dei dati.
  5. Fornitura di servizi di ricerca: Fornire servizi di ricerca e recupero dei documenti per rispondere alle richieste del personale dell'ente, dei cittadini e di altre parti interessate, assicurando tempi di risposta rapidi e accurati.
  6. Digitalizzazione dei documenti: Effettuare la digitalizzazione dei documenti cartacei per creare una versione elettronica degli archivi, facilitando l'accesso remoto alle informazioni e garantendo la conservazione a lungo termine dei documenti.
  7. Conservazione dei documenti storici: Gestire gli archivi storici dell'ente, conservando documenti di valore storico, culturale o amministrativo per preservare la memoria istituzionale e facilitare la ricerca e lo studio del passato.
  8. Eliminazione sicura dei documenti obsoleti: Pianificare e coordinare la distruzione sicura dei documenti obsoleti o non più necessari, rispettando le disposizioni normative in materia di conservazione e gestione dei documenti sensibili.
  9. Formazione del personale: Organizzare sessioni di formazione per il personale dell'ente sull'importanza della gestione documentale, sulle procedure di archiviazione e sul corretto utilizzo degli strumenti e delle tecnologie informatiche adottate dall'ufficio.
  10. Aggiornamento normativo: Tenersi costantemente aggiornati sulle normative e le best practice in materia di gestione documentale e archivistica, assicurandosi che le procedure dell'ufficio siano conformi alle disposizioni legali vigenti.

Tipologia di organizzazione

ufficio

Sede principale

Palazzo Ducale

Corso Regina Margherita, 88819

Ulteriori dettagli

Ulteriori informazioni

Orari:
Lunedi              08:00 - 14:00/15:30 - 18:30
Martedi            08:00 - 14:00
Mercoledi        08:00 - 14:00/15:30 - 18:30
Giovedi             08:00 - 14:00
Venerdi            08:00 - 14:00
Sabato              CHIUSO

Pagina aggiornata il 07/05/2024

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