Competenze
- Classificazione dei documenti: Suddividere i documenti in categorie e sottocategorie in base al loro contenuto e alla loro tipologia, seguendo schemi di classificazione definiti per facilitare l'organizzazione e il recupero delle informazioni.
- Catalogazione e registrazione: Catalogare ogni documento in modo dettagliato, registrando informazioni come data di creazione, mittente, destinatario, oggetto e posizione fisica all'interno dell'archivio.
- Conservazione e protezione dei documenti: Garantire la conservazione fisica e la protezione dei documenti da danni fisici, deterioramento e perdita, adottando misure preventive come l'uso di materiali di archiviazione appropriati e la regolare manutenzione degli archivi.
- Accesso controllato: Gestire l'accesso ai documenti archiviati, garantendo che solo il personale autorizzato abbia il permesso di consultare o estrarre i documenti in conformità con le normative sulla privacy e sulla sicurezza dei dati.
- Fornitura di servizi di ricerca: Fornire servizi di ricerca e recupero dei documenti per rispondere alle richieste del personale dell'ente, dei cittadini e di altre parti interessate, assicurando tempi di risposta rapidi e accurati.
- Digitalizzazione dei documenti: Effettuare la digitalizzazione dei documenti cartacei per creare una versione elettronica degli archivi, facilitando l'accesso remoto alle informazioni e garantendo la conservazione a lungo termine dei documenti.
- Conservazione dei documenti storici: Gestire gli archivi storici dell'ente, conservando documenti di valore storico, culturale o amministrativo per preservare la memoria istituzionale e facilitare la ricerca e lo studio del passato.
- Eliminazione sicura dei documenti obsoleti: Pianificare e coordinare la distruzione sicura dei documenti obsoleti o non più necessari, rispettando le disposizioni normative in materia di conservazione e gestione dei documenti sensibili.
- Formazione del personale: Organizzare sessioni di formazione per il personale dell'ente sull'importanza della gestione documentale, sulle procedure di archiviazione e sul corretto utilizzo degli strumenti e delle tecnologie informatiche adottate dall'ufficio.
- Aggiornamento normativo: Tenersi costantemente aggiornati sulle normative e le best practice in materia di gestione documentale e archivistica, assicurandosi che le procedure dell'ufficio siano conformi alle disposizioni legali vigenti.